Zdalne budowanie relacji – podręcznik użytkownika

Zdarzyło ci się żałować, że ludzie nie przychodzą do naszego życia razem z instrukcją obsługi? Że trzeba składać ich obraz do kupy trochę jak zestaw mebli z innego sklepu niż IKEA? Jeśli tak, to dziś mam dla ciebie zawodowe remedium na ten doskwierający problem. A jeśli nie – to potraktuj to jako świetne ćwiczenie na lepsze poznanie siebie. 

User manual, bo to o nim mowa, to fenomenalne narzędzie nie tylko dla leaderów, ale też dla pracowników zdalnych. Dzisiaj przeprowadzę cię krok po kroku przez tworzenie własnej instrukcji obsługi, o której wspominałam we wpisie o skutecznej komunikacji i pokażę fragmenty z mojej. 

Krok 1. Przygotuj szkielet 

Każda praca ma trochę inną specyfikę. Zastanów się, co jest istotne dla twojej pozycji i jakie rzeczy powinnaś zawrzeć w takim dokumencie. Myśl bardzo wysokopoziomowo i ogólnie – taki dokument powinien być zaproszeniem do rozmowy, a nie pracą magisterską na kilkadziesiąt stron. Obszary, nad którymi możesz się pochylić to styl komunikacji, wartości, jaką masz wiedzę, w czym jesteś ekspertką, a czego sama chętnie się nauczysz. 

Przykład listy z mojego manuala to:

1. Moja osobowość 
2. Mój styl komunikacji
3. Jak podejmuję decyzję?
4. Moje wartości
5. Rzeczy, nad którymi pracuję
6. W jaki sposób ze mną rozmawiać, aby było to skuteczne?
7. Czego nie toleruję u innych
8. Co bywa błędnie odczytywane przez innych
9. Ciekawostki

Z powyższej listy można jasno wydzielić dwa obszary – ja w relacji do mnie oraz ja w relacji do innych współpracowników. Zależy mi też bardzo na tym, aby jak najszybciej efektywnie pracować nad obszarami, które uważam za warte poprawy. Bez względu na to, czy robię to z osobami, które znam od lat, czy właśnie weszłam w nowe środowisko. 

Krok 2. Wyrzuć z siebie wszystkie myśli

Jeśli stworzyłaś już szkielet, to pora na wypisanie wszystkich myśli w poszczególnych punktach. Nie muszą być od razu zgrabnymi, zabawnymi sentencjami, które zapadną w pamięć odbiorcy. Ważne, żebyś poczuła, że wypisałaś z siebie wszystkie przemyślenia na papier. Mogą mieć formę bulletpointsów, równoważników zdania, a nawet luźnych notatek bez ładu i składu. 

Jeśli poczułaś, że doszłaś do końca – poświęć jeszcze 15-30 minut na pogłębienie każdego z punktów. Czy na pewno taka jesteś? Czy zastosowałaś gdzieś myślenie życzeniowe? Przykład: w moim manualu jest napisane, że jestem rannym ptaszkiem. Chciałabym być kimś takim i do tego aspiruję. Prawda jest jednak taka, że nie zrywam się z łóżka wraz z pierwszymi promieniami słońca, nie wstaję o 5 lub 6 rano, aby zrobić poranny trening, niespiesznie wypić herbatę i zachwycić się światem. O, nie. Częsty scenariusz wygląda tak: Rozlepiam oczy gdzieś koło 7, po czym z bólem serca przewracam się z boku na bok, dopóki tupot stóp Biszkopta o podłogę nie przypomni mi, że mam psa i nie mogę leżeć w łóżku do 5 minut przed pierwszym spotkaniem. 

Warto po takim pierwszym podejściu, odłożyć dokument na dzień lub dwa i wracać do niego, jeśli coś ci się przypomni. Lub jeśli o jakiejś rzeczy przypomni ci sytuacja, która się dzieje. W mojej pierwszej wersji manuala nie było mowy o tym, że nie lubię spóźnialstwa. Bardzo szybko dodałam ten punkt po kilku dniach pracy, kiedy towarzyszyła mi myśl o tym dokumencie. 

Krok 3. Skonfrontuj to z tymi, którzy już cię znają

Takie elementy, jak myślenie życzeniowe, czy blind spotsy, pomogą ci wyłapać twoi koledzy i koleżanki z pracy. O ile zbudowałaś z nimi szczerą i otwartą relację. Pierwsza wersja twojego pliku może być bardzo wyidealizowana lub przesadnie krytyczna (ludzie mają tendencję do zakrzywiania swojego obrazu w jednym z tych kierunków). 

Skomponowanie dokumentu otworzy też ciekawy worek dyskusji pt. “Nigdy bym tak o tobie nie pomyślał”. Często boimy się konfrontacji tego co o sobie myślimy z tym, co myślą o nas inni. Głównie dlatego, że robimy projekcję wszystkich naszych wewnętrznych obaw na to, co myślimy, że myślą o nas inni. Zrobiło się trochę incepcyjnie, więc zróbmy krok w tył. 

Podczas konfrontowania manuala z innymi osobami, pamiętaj o kilku istotnych zasadach:

1. To, że ktoś nie zgodzi się z tym, co napisałaś, nie znaczy, że ma racje. Jednak… warto uzupełnić o te przemyślenia sekcję “Jak postrzegają mnie inni”? Np. rozmowa z jedną z moich koleżanek z pracy uświadomiła mi, że moja bezpośredniość może być w pierwszej chwili odbierana jako arogancja – od tego czasu bardzo zwracam na to uwagę, chociaż nie do końca to “czuję”. 
2. Być może wskaże ci to obszary do uzupełnienia lub takie, które nie są potrzebne (np. mogą być wchodzeniem w zbyt wiele detali – nie wszyscy muszą wiedzieć, że jeśli obgryzasz paznokcie, to objaw stresu).
3. Nie wdawaj się w niepotrzebne dyskusje – przyjmij informację zwrotną do wiadomości i sama zdecyduj, co chcesz zachować. 

Krok 4. Opublikuj i aktualizuj 

Po konfrontacji, pora na dopieszczenie dokumentu. Opowiedz o sobie tak, jak ci najwygodniej. Ogranicz zawartość do 1-3 stron, w zależności od formy. 

Pamiętaj, że to nie jest dokument, który napiszesz raz i będziesz mogła korzystać z niego bez żadnej aktualizacji przez najbliższe 20 lat (pozdrawiam mojego profesora retoryki, jestem pewna, że te  nieśmiertelne kartki przetrwają jeszcze dekady!). Zmieniasz się, rozwijasz, odkrywasz w sobie nowe rzeczy. I to jest fantastyczne! Warto wygospodarować czas przynajmniej raz na pół roku, aby spojrzeć na ten tekst i zastanowić się, czy nadal jest aktualny. 

Potraktuj to jak czas refleksji nad zmianami, które zachodzą w twoim życiu zawodowym. 

Wady i zalety posiadania manuala

Ustalmy jedno – taki dokument nie jest sposobem na usprawiedliwienie tego, że znęcasz się psychicznie nad ludźmi w pracy. Albo tego, że wybuchasz płaczem, kiedy ktoś skrytykuje twoją pracę lub reagujesz agresją. To nie oznacza również, że wszyscy naokoło mają się dostosować do twojego stylu komunikacji. “Wiedziały gały co brały” nie jest dobrym podejściem ani w związkach międzyludzkich, ani w życiu zawodowym – w każdym z tych obszarów powinniśmy chcieć stawać się lepszą wersją siebie. I manual jest narzędziem właśnie do tego. 

Po pierwsze, skraca okres “docierania się” z nowymi ludźmi. Twoi znajomi z pracy na starcie wiedzą troszkę więcej, niż nic. Jaką drogę przeszłaś, w czym czujesz się mocna, a w czym potrzebujesz wsparcia. Mogą od razu wskoczyć we właściwe tryby działania.

Po drugie,  daje narzędzia do negocjacji i łatwiejszego ustalania punktów wspólnych, różnic i budowania kompromisów w miejscu pracy. Dużo łatwiej jest dostosować metody komunikacji do nowo poznanej osoby i uniknąć budowania niechęci, jeśli wiesz, jaką osobowość ma twój rozmówca. Unikając wtop, zapewniasz sobie płynne i potencjalnie bardziej pozytywne interakcje. 

Po trzecie, pozwala ci zebrać myśli na temat samej siebie i ułożyć je w sposób, w który być może jeszcze tego nie robiłaś. Mieszając kontekst zawodowy z prywatnym, pozwala spojrzeć szerzej na osobowość, kierunek i wartości, jakie są dla ciebie istotne. A także daje ci miejsce do śledzenia zmian w tych obszarach. 
To jak, przekonałam cię do napisania własnego manuala? Jeśli potrzebujesz więcej inspiracji, zachęcam do zapoznania się z 12 manualami prosto z Sillicon Valley.