Opowiadałam już trochę o moich metodach na skuteczną komunikację, a także o tym, jak zacząć pracę z domu. Dzisiaj zapraszam do mojej skrzynki z narzędziami. To chyba jeden z ostatnich tematów w ramach „Starter packa” pracy zdalnej. Pokażę ci, z jakich aplikacji korzystam, aby jak najlepiej zorganizować sobie czas. Artykuł będzie się składał z dwóch wpisów, bo okazał się szalenie długi:
- część I: Zarządzanie czasem i organizacja zadań (jesteś tutaj!)
- część II: Komunikacja i utrzymywanie notatek
Warto dodać, że narzędzi tych używam na co dzień nie tylko w pracy, ale też w życiu prywatnym. Gdyby nie Todoist, mój dom zarósłby brudem po sam sufit. Gdyby nie kalendarz Google, zapomniałabym o spotkaniach towarzyskich z moimi przyjaciółkami. Gdyby nie Evernote, wszystkie szalone pomysły, które czasami mam pod prysznicem, spływałyby w odmęty zapomnienia.
Zarządzanie czasem
Toggl
Toggl to narzędzie bardzo przydatne dla zespołów pracujących w rozproszeniu. Pozwala wpisywać czas spędzony na określonym zadaniu, przypisywać go do projektu i do tego ma szereg przydatnych wykresów pozwalających analizować godziny pracy.
Łatwo też dzięki niemu zauważyć, gdzie na poziomie całej organizacji spędzamy za dużo lub za mało czasu. Czy priorytety zespołu są odzwierciedlone w czasie?
Dla mnie jest to też narzędzie budujące zaufanie. Po pierwsze, wyciąga micromanagement z zależności szef-podwładny do zewnętrznego środowiska, dzięki czemu łatwiej jest budować zdrową relację. Jeśli masz szefa, który wierzy w pracę tylko, kiedy ją widzi, Toggl może być świetny aby zdjąć z ciebie obowiązek raportowania i na pytanie, co robisz, odpowiadać z dumą: Sprawdź toggl.
Po drugie, dobrze wypełnione wpisy budują samokontrolę – którą lubię określać mianem zaufania do samego siebie. W biurze czasami mija tydzień, zanim ktoś zapyta cię o postępy pracy nad danym projektem. Łatwo wtedy zebrać kumulatywną aktywność (2-3 dni realnej pracy) i sprzedać ją komuś jako cały tydzień ciężkiej roboty. W przypadku codziennego uzupełniania Toggl, sam pełnisz funkcję swojego pierwszego sędziego. Nie możesz wpisać „30 min” grałem w Tetris – trochę wstyd, co nie?
Możesz sobie pomyśleć: ale przecież mogę to wrzucić na jakiś projekt. Badania pokazują, że możemy być z siebie dumni, jeśli jesteśmy w pracy produktywni około 4 godzin. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie robił nigdy zakupów przez internet w biurze. Albo nie przeglądał social mediów – jestem pewna że zdarza się to nawet tym kontrolującym każdy ruch swoich pracowników szefom. Uwierz mi, jest granica naginania rzeczywistości – w pewnym momencie po prostu poczujesz się z tym źle i wrócisz do pracy. No chyba, że jesteś po prostu krętaczem. Wtedy ta lampka pewnie ci się nie zapali. A jeśli zapaliła ci się lampka, ale nie wiesz, jak nad tym zapanować? Kolejna aplikacja, którą opisuje, może ci w tym pomóc!
Rescue time
To narzędzie nie ma dla ciebie litości. Monitorując ekran i aktualnie wyświetlaną zawartość strony, oblicza puls produktywności i na tej podstawie ocenia jakość twojej pracy. Wyniki potrafią być bolesne. Ale ich wnikliwa analiza jest pierwszym krokiem ku temu, żeby lepiej pracować – i to nie tylko z domu.
Postawmy sprawę jasno: nie jesteś w stanie zoptymalizować czegoś, czego nie śledzisz. Psychologia pokazuje, że albo myślimy o sobie zbyt krytycznie, albo jesteśmy dla siebie zbyt łaskawi. Dlatego zanim zaczniesz szukać sposobów na produktywne spędzanie czasu, poznaj swoje nawyki.
Organizacja zadań
Jest wiele narzędzi, które testowałam w tym obszarze: Wunderlist, Lista zadań w Google, Evernote, Any do, papierowy notatnik. I zawsze wracałam do tego, jednego, jedynego i ukochanego…
Todoist
Todoist to moje ulubione narzędzie na tzw. bieżączkę i powtarzalne zadania. Ma szereg automatyzacji, dzięki którym zbierasz wszystkie rozproszone informacje w jednym miejscu. Jest niezastąpione, jeśli chodzi o agregację wszystkich drobnych, skończonych czynności, które należy wykonać. Dodatkowym bonusem jest dla mnie dość mocno rozbudowana opcja darmowa, która w zupełności wystarcza do czerpania satysfakcji z wykorzystania aplikacji. Pod względem UX aplikacja jest bardzo spójna na różnych środowiskach, a firma świetnie i w bardzo dobrze przemyślany sposób wprowadza do niej usprawnienia. Nie jest to moim zdaniem narzędzie, które nadaje się do rozpisywania celów kwartalnych, czy rocznych.
Automatyzacja
Ostatni, ale moim zdaniem jeden z ważniejszych punktów. Dla mnie mistrzostwem automatyzacji jest Zapier. Uwielbiam go przede wszystkim za mnogość aplikacji, które może połączyć.
Moją ratującą codziennie sporo czasu automatyzacją jest połączenie Slack + Todoist, które wrzuca ogwiazdkowaną wiadomość jako zadanie na listę. Bez tego zapomniałabym zapewne o 90% próśb o napisanie feedbacku, proofread tekstu, analizę wykresów. Każdy, kto chociaż liznął project management w większej organizacji wie, że liczba takich zadań potrafi sięgnąć kilkunastu dziennie. Dzięki Zapierowi wrzucenie tych 15-minutowych, w sam raz na przerwę między większymi obowiązkami, zadań na listę nie zajmuje nawet sekundy.
Dla wielu wadą Zapiera jest jego cena. Alternatywą, której co prawda nie testowałam sama, ale była mi polecana jest IFTTT. Krótka lektura wskazuje, że aplikacja ma całkiem niezły potencjał automatyzacji domu – warto pewnie lepiej ją poznać.
To koniec pierwszej części rekomendowanych narzędzi. W drugim artykule opowiem ci, czego używam do robienia notatek oraz w codziennej komunikacji. A ty bez jakiego narzędzia nie wyobrażasz sobie pracy?
1 komentarz