Cztery kroki do wprowadzenia pracy zdalnej w firmie

Okazało się, że postanowiłam założyć ten blog w doskonałym momencie. Zaczęłam przygotowania już jakiś czas temu i chociaż nie jestem jeszcze w pełni gotowa na pokazanie go światu, to życie, jak to zwykle bywa, napisało własny plan. Nie mam gotowego wielkiego stosu wpisów, które chciałam mieć przed pochwaleniem się Wam, że podejmuję się pisania CZEGOŚ. Nie mam pięknych zdjęć, które miał mi zrobić mój przyjaciel Piotr. No ale, ludzie strzelają, a pan Bóg kule nosi – czy jak to tam leciało.

Mam za to moją wiedzę i doświadczenie wynikające z dotychczasowych doświadczeń, które teraz będą dla Was bardzo cenne. W związku z wybuchem epidemii koronawirusa, wiele firm przełącza się na pracę zdalną. Jest to niepokojące i trudne szczególnie dla tych, którzy do tej pory z domu nie pracowali. Postaram się więc możliwie najszybciej przekuć w zestaw użytecznych informacji to, co mam w głowie, a także odpowiedzieć na Wasze pytania!

Pracuję w firmie zajmującej się rozwojem oprogramowania. Udało się jej przejść na pełną pracę zdalną w mniej niż 24 godziny – zamknięto 7 biur w całej Polsce i wysłano wszystkich pracowników do domów. A to dzięki temu, że jest to miejsce, które mocno stawia na pracę zdalną na wszystkich etapach swojego istnienia. Co moim zdaniem pozwoliło tak szybko zadziałać?

Zaufanie i rozliczanie pracy z wyników, nie z godzin przesiedzianych w biurze

Najzwyczajniej w świecie sobie ufamy, że chcemy pracować. Zatrudniamy w końcu ludzi, którzy chcą się rozwijać i robić fajne rzeczy – już na starcie w nich wierzymy. Każdy z nas ma swoje zadania do wykonania. I każde z tych zadań przynosi pewne wymierne efekty. Dla działu marketingu jest to generowanie treści, dla programistów – dowożenie kodu, dla project managerów – utrzymanie dokumentacji w należytym porządku, dbanie o usuwanie przeszkód dla zespołu, bieżące wsparcie. I to z tych zadań jesteśmy rozliczani. Dlatego też nie mamy kamer podpiętych do ciągłego systemu monitorowania, żeby wiedzieć, kiedy ktoś wstaje i idzie do toalety. Nie mamy monitoringu na komputerach – opieramy sukces na wynikach, więc to one są analizowane.

Wszystkie niezbędne narzędzia są już na miejscu

Jako, że tak jak wspomniałam, zdecydowana większość ludzi, z którymi współpracuje, pracuje zdalnie, a także mamy biura w kilku miastach w Polsce, mamy wszystkie narzędzia do sprawnej pracy z domów. Slack, Jira, Github, pakiet G Suit, czy łatwy dostęp do środowiska deweloperskiego – doświadczenie w pracy z tymi narzędziami dało nam swobodę niezbędną do błyskawicznego przełączenia się w inny system pracy.  Nie działa Hangout? Spoko, znamy co najmniej kilka innych narzędzi do telekonferencji (m.in. Zoom, Slack, Skype).

Rozbudowany system wsparcia społecznego

W pracy zdalnej dużym wyzwaniem może być uczucie odosobnienia, szczególnie w sytuacji tak dużej niepewności i wszechobecnego strachu, z którym się teraz mierzymy. I tu znów z pomocą rusza społeczność, w której pracuję. Jak sobie z tym radzimy? Niektórzy z nas mają otwarty Hangout, do którego może się w każdej chwili ktoś wdzwonić (pełni trochę funkcje spotkania przy kawomacie). Mamy kanał skupiony na zdrowiu psychicznym, gdzie można powiedzieć głośno o swoich niepewnościach, a ktoś kto ma akurat chwilę na pewno chętnie porozmawia z Tobą pięć minut (odpowiednik przypadkowego spotkania się na kanapie). Wymieniamy się też zdjęciami z naszych domowych biur, czy tym co zjedliśmy na śniadanie, czy zamówiliśmy na obiad. To wszystko daje uczucie bycia nadal w społeczności.

Jasno określone wytyczne komunikacyjne

Jasne, zdarza się, że mamy chaos komunikacyjny, czy że nie zawsze wszystko trafi tam, gdzie powinno trafić. Ale mamy też zestaw rad i rekomendacji dotyczących tego, jak w środowisku zdalnym komunikować się efektywnie. A jednocześnie tak, aby innym nie przeszkadzać. Wiemy, że czas oczekiwania na wiadomość może wynieść kilka godzin, bo ktoś akurat ma swój czas pracy w skupieniu. Staramy się korzystać z funkcji statusów na Slacku, które informują o tym, w jakiej fazie pracy jest obecnie dana osoba. Czy jest zajęta, czy ma swój czas skupienia, czy właśnie odpowiada na maile i ma czas na robienie „tysiąca małych rzeczy?”. Co pozwala mi podkreślić jeden z najważniejszych dla mnie elementów pracy zdalnej – jasne zarządzanie oczekiwaniami. Jeśli napiszę do kogoś, że wrócę do niego jutro – to wrócę do niego jutro. Albo z informacją, że potrzebuję więcej czasu, albo z informacją, której ode mnie oczekuje.

W pracy zdalnej mój szef nie może przyjść do mnie i spojrzeć mi przez ramię, żeby wywrzeć na mnie presję. Musi mi zaufać, że dotrzymuję słowa. W ten piękny sposób zawijamy pętlę do punktu pierwszego. Jeśli w organizacji nie ma zaufania do ludzi, to praca zdalna nie zadziała. Generalnie – jeśli pracujesz w miejscu, gdzie szef wierzy, że ludzie to z natury banda nierobów – szukaj nowej pracy!

O tym, jak wypracować zaufanie w organizacji, która wierzy w Ciebie pracującego w biurze, ale też, że kiedy tylko przekroczysz próg domu, zmienisz się w dzikiego kanapowca pochłaniającego kolejny sezon serialu na Netflixie, napiszę w innym poście.

Na pewno macie w obecnej sytuacji pytania o to, jak efektywnie i dobrze pracować zdalnie, piszcie w komentarzach.