4 kroki do skutecznej komunikacji w zespole rozproszonym

Komunikacja w zespole pracującym zdalnie różni się od tej, kiedy ludzie siedzą ze sobą w biurze. Nie możesz szturchnąć kogoś, żeby odpowiedział ci szybko na pytanie, ani rozwiązać problemu podczas nalewania kawy w kuchni. Ale firm, które w całości pracują z jednego miejsca, jest coraz mniej. Wiele instytucji ma oddziały w różnych miastach, czy państwach. Jesteśmy w końcu globalną wioską. Musimy więc opanować metody komunikacji zdalnej. 

Jak mówi mój znajomy, ma to oczywiście swoje zady i walety. Kiedy pracujesz zdalnie, nikt nie może co pięć minut przychodzić do twojego biurka i zawracać ci głowy. Możesz po prostu wyłączyć lub wyciszyć komunikator i skupić się na tym, co dla ciebie ważne. Z drugiej strony… Ty też nie możesz. I skąd wiesz, czy to, co dla ciebie ważne, jest ważne też dla organizacji, skoro wyciszyłeś komunikację? Może właśnie w tej chwili dzieje się tam, na Slacku, coś ogromnie ważnego, co koniecznie musisz teraz, natychmiast zobaczyć…

Zapanuj nad swoim FOMO 

I tak trafiamy na pierwszą zasadę skutecznej komunikacji. FOMO (fear of missing out) towarzyszy ludziom w internetach od zawsze. Moim zdaniem jest jednym z głównych winnych ciągłego rozpraszania. W pracy z zespołem zdalnym przybiera postać obsesyjnego sprawdzania Githuba, Jiry, maila, Slacka, czy innego komunikatora. Chcesz być na bieżąco, to zrozumiałe.

Ale czy w normalnych okolicznościach przyrody byłbyś w stanie śledzić każdą konwersację programistów w swoim zespole? Albo mieć 100% kontrolę nad tym, czy twój podwładny rozmawia właśnie 30 minutę przy kawomacie o tym fascynującym nowym podejściu do marketingu, a nie tym, co zrobił jego kot wczoraj wieczorem? Odpowiedź brzmi:

NIE 

Bo masz też swoją robotę do zrobienia. I fajnie by było, żebyś na niej się skoncentrował. Poniżej lista rad, które  mogą pomóc ci zapanować nad swoim FOMO:

1. Wyciszenie kanałów rozpraszaczy. 
2. Ustalenie konkretnych godzin sprawdzania poczty, czy Slacka
3. Skoncentrowanie się na tym, na co mam wpływ i co jest moimi obowiązkami
4. Zapewnij sobie czas na “nadganianie” zaległości z życia firmy

Dla mnie ważnym w walce z FOMO jest też zadanie sobie pytań: Czy mogę zrobić coś z tym, co właśnie przeczytałam? Jak wpływa to na moje życie i jakie działania mogę w związku z tym podjąć? Jeśli odpowiedź brzmi nie, w ogóle i żadnego, to taka informacja może być albo ciekawostką do opowiadania przy piwie, albo za dwa dni wyleci z mojej głowy i trafi do myślowego limbo. Zadawanie tych pytań pomaga z czasem skupić się na tym, co ważne. 

Wzajemne zrozumienie

Są miejsca pracy, gdzie ludzie lubią robić sobie pod górkę. Przy ekspresie rozgrywają się dramaty, a Kaśka z marketingu robi Marioli z księgowości pod górkę specjalnie, bo Mariola dwa tygodnie temu nie dostarczyła faktury na czas. I na pewno zrobiła to celowo. Pewnie znacie te klimaty. Jeśli nie z życia (oby!) to z seriali typu IT Crowd.

W środowisku pracy rozproszonej takie zachowania mają być wyłapywane i odpowiednio adresowane, bo mogą rozwalić pracę całej firmy. Jest kilka reguł, które moim zdaniem są kluczowymi elementami zdalnego savoir-vivre.

Zakładanie dobrych intencji

Mariola nie wysłała faktury, bo była na L4. Albo wdraża akurat nowego pracownika i rzeczywiście się spóźniła. Uwierzcie mi, ludzie bardzo rzadko robią coś w pracy z czystej złośliwości. Pracując, nie ma na to czasu. Naprawdę zdarza wam się pomyśleć „A wyślę tego maila specjalnie tak, żeby oni musieli to robić po nocach i siedzieć do 22!”. Jeśli tak, to polecam ogarnąć się na jakiejś solidnej terapii. Zdecydowana większość ludzi, z którymi pracowałam, przekazuje niezbędne informacje tak szybko, jak sami je otrzymują. A jeśli tego nie robią, to zazwyczaj dlatego, że mieli inne priorytety w danym momencie. Lub w najrzadszych przypadkach – wiadomość się zawieruszyła w szumie komunikacyjnym. Nigdy nie spotkałam się z przypadkiem czystej, korporacyjnej złośliwości. 

Szczerość

Niby oczywista zasada w każdej komunikacji. Jednak przyznać się do tego, że coś zawaliłaś, jest bardzo trudno. Tak łatwo jest napisać „Twoja wiadomość mi umknęła” zamiast „Przepraszam, zapomniałam odpisać”. Bo to pierwsze implikuje, że przecież nie ma w tym twojej winy, przecież to ta wiadomość uleciała oczom odbiorcy zupełnie niezależnie od jego woli. To niczyja wina, że tak przemknęła po ekranie, jakby była napisana niewidzialnym fontem.

Komunikuj się szczerze to dla mnie także: Pisz z własnego punktu widzenia. Nie masz pojęcia, jaka jest perspektywa tej drugiej osoby. Bo nią nie jesteś – proste! Zanim coś powiesz, zastanów się dwa razy, czy nie możesz zbudować zdania, zaczynając od siebie. Ja nie doczytałem wiadomości zamiast twoja wiadomość była nieczytelna. Z mojej perspektywy jest to niezrozumiałe zamiast ty napisałeś to zawile. 

To bardzo banalny trik, który pomaga rozmowę nakierować na rozwiązanie problemu, a nie nakręcanie go. 

Odpowiednie zarządzanie oczekiwaniami

Z serii podobnych białych kłamstewek, jestem (anty)fanką „Wrócę do ciebie za 2 godziny” i wracania po tygodniu, albo jeszcze lepiej – w ogóle.  Lub dopóki sama nie wrócisz niczym Odys z podróży i nie przypomnisz sobie, że chciałaś czegoś od tego człowieka. Bo w końcu skoro czegoś chcesz, to twoim obowiązkiem jest dopilnować, żeby osoba, której potrzebujesz, zrobiła, o co ją prosisz. Otóż…

NIE

Szok i niedowierzanie. Jeśli deklarujesz pomoc za 2 godziny, to:

1. …wróć za dwie godziny i powiedz, że nie masz czasu się tym zająć. 
2. …poproś osobę, aby wróciła z tym do ciebie w przyszłym tygodniu
3. …albo powiedz, żeby znalazła kogoś innego. 

Do momentu wysłania informacji zwrotnej, jesteś odpowiedzialny za komunikat, który przyjąłeś do wiadomości. 

Kto pyta, nie błądzi

Ostatnią zasadą udanej komunikacji jest przyznanie się, że czegoś nie rozumiesz. Szczególnie, że nie widzisz gestykulacji, mimiki, ani nie słyszysz tonu głosu danej osoby. Te elementy odpowiadają za zrozumienie emocji i intencji nadawcy. A to 90% właściwej interpretacji tego, co jest komunikowane! Jeśli cokolwiek, co mówi do ciebie druga osoba, nie jest dla ciebie jasne, nie ma żadnego wstydu w zapytaniu. Lepiej jest przyznać się do niewiedzy, niż zmarnować dwa tygodnie na wykonanie zadania niezgodnie z domysłami, które masz. 

Warto też, jeśli czujesz, że wiadomość jest naładowana emocjonalnie, zapytać: “Odczytuję twoją wiadomość jako emocje X, czy możesz napisać mi więcej o tym, jak się czujesz?”. I założyć swoje słuchające uszy (poczytajcie o porozumieniu bez przemocy, przyda się!). Pamiętaj tutaj również o zakładaniu dobrych intencji. Sama często dokładałam do prostej wiadomości “Ok.” oceniający ton i BAM, gotowa niepotrzebne interpretacja prostego przekazu. Nie ma czegoś takiego, jak kropka nienawiści. Brak emoji w wiadomości to nie z automatu zdenerwowanie. Wszystko zależy od konkretnego rozmówcy i warto uważać na wpadanie we własny schemat interpretacji. 

I w drugą stronę drogi rozmówco – doskonale wiesz, co masz w głowie. Czujesz, że mówisz to już czwarty raz i że ta osoba zadaje ci pytania, na które już odpowiedziałeś. Jasne, to irytujące, ale zatrzymaj się na chwilę. Zastanów się, czy macie takie samo rozumienie słów, których używacie? No bo skoro tłumaczysz to samo czwarty raz, to najwyraźniej jednak tłumaczysz to nieodpowiednio. Może słowo „model” ma dla was zupełnie inne znaczenie?

Jedną z moich ulubionych anegdotek w tym przykładzie jest sytuacja, kiedy jeden z moich programistów miał do poprawienia literówkę. Na potrzeby przykładu załóżmy, że był to przycisk z napisem „Capital plans”. Zadanie brzmiało: „Change Capital plans to capital P” – z mojej perspektywy oczywistym było, że plans trzeba było napisać wielką literą. Otóż programista zrozumiał to inaczej i na przycisku pojawiło się „capital P”.

To zabawna anegdotka i zmiana w kodzie, która zajmuje kilka sekund. Ale takich „capital Ps” mamy w komunikacji asynchronicznej znacznie więcej i warto mieć na nie otwarty umysł – zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy.

Poradnik komunikacji

Jestem posiadaczką własnego poradnika. Nazywa się „poradnik pracy z Martą”. Powstał w oparciu o modny wśród leaderów trend, który opowiada o zaletach takiego narzędzia nie tylko dla współpracowników, ale też dla samego siebie. Jak stworzyć taki poradnik krok po kroku opisałam też w swoim wpisie.

Poradnik zawiera wszystkie informacje, które uważam za niezbędne, aby współpraca była jak najbardziej udana. Warto zawrzeć w nim podstawowe informacje o twojej osobowości, charakterze, preferencyjnych godzinach pracy, głównym narzędziu komunikacji, czy twoich oczekiwaniach względem przekazywanych ci informacji i ich formy (np. czy lubisz smalltalk, czy można się do ciebie zwracać po imieniu, jaki masz zazwyczaj czas odpowiedzi).

Jestem bardzo szczerym i bezpośrednim człowiekiem. Wiem, że dzięki temu poradnikowi wiele osób spokojniejszych i introwertyków, czuje się mniej onieśmielonych przy pierwszym spotkaniu ze mną. Wiedzą po prostu, że taka jestem, a dzięki temu nie dopisują sobie do moich zachowań negatywnych emocji czy fałszywych założeń.

Wracam do mojego poradnika średnio co 3-6 miesięcy, aby go zaktualizować. Chcę też dodać, że taki manual nie zwalnia cię z obowiązku dostosowania swoich zwyczajów komunikacyjnych do rozmówcy. To, że oznajmisz światu „Jestem najbardziej wygadaną osobą na świecie”, nie znaczy, że masz karnet na dominowanie każdego spotkania.

Dla mnie jest to raczej metoda poznania się, zanim się zaczniemy ze sobą pracować i wejścia na pierwsze spotkanie z właściwymi oczekiwaniami. Jeśli mój rozmówca też ma taki manual i wiem z niego, że jest raczej cichy, prawdopodobnie pozwolę mu zacząć rozmowę, aby jego myśli wybrzmiały przed moim potokiem słów (tak, jestem najbardziej wygadaną osobą na świecie).

Następne kroki

Podsumowując, możesz po przeczytaniu tego artykułu:

1. Uporządkować swoje rozpraszacze
2. Ustalić w kalendarzu godziny sprawdzania narzędzi komunikacyjnych
3. Stworzyć swój poradnik komunikacyjny
4. Popracować nad zmianą nieodpowiednich schematów komunikacyjnych (złym zarządzaniem oczekiwaniami, komunikacją nakierowaną na TY, zakładaniem złych intencji, niezadawaniem pytań)

Daj znać, jak ci poszło! Mam też świadomość, że artykuł nie wyczerpuje wszystkich dobrych rad. Wybrałam te, które dla mnie działają najlepiej. A jakie są twoje metody na efektywną komunikację?